Cuenta, equipo y accesos

Todo lo que tiene que ver con quién entra a Shara y con qué permisos: la activación de la empresa, la doble verificación, las invitaciones y la retirada de accesos. Es la parte que conviene dejar bien puesta el primer día, porque es la que decide quién puede aprobar un pago.

Activar la empresa

La activación se hace una sola vez y la hace una persona, que queda como owner de la empresa dentro de Shara (aparece como CEO en la aplicación).

Abre la app de escritorio (si aún no la tienes, descárgala para Windows, macOS o Linux) y, en la pantalla de inicio de sesión, pulsa Activar con clave de empresa. La clave se canjea en la app, no en la web.
Pega la clave de activación que recibiste al contratar, con formato SHARA-XXXX-XXXX-XXXX-XXXX. La app te muestra la empresa y el plan a los que corresponde; escribe tu nombre y una contraseña de al menos 10 caracteres y pulsa Activar cuenta.
Sigue el asistente de configuración, que se abre solo: los datos de la empresa (nombre comercial, sector y tamaño del equipo), el equipo clave, los objetivos del trimestre, el tono y los agentes iniciales. Puedes saltarlo y configurarlo después desde Ajustes.
Define el horario comercial y la zona horaria en Ajustes → Horario comercial. Ese horario no es decorativo: fuera de él los agentes bajan de modelo automáticamente para gastar menos.
Monta la doble verificación, que es opcional pero conviene dejar puesta el primer día: sin ella no podrás invitar a tu equipo (más abajo).

El rol de owner se asigna al activar y no se puede repartir desde la pantalla de equipo. Siempre hay al menos un owner, y es el único rol que llega a todo.

Doble verificación (2FA)

La doble verificación por código temporal (TOTP) es opcional: cada persona decide si la activa, en Mi cuenta → Verificación en dos pasos. Hay dos casos en los que se exige:

Si la empresa la pide. Los owner y administradores pueden exigirla a todo el equipo, como se explica más abajo.
En las operaciones sensibles de quien administra. Los owner y los administradores necesitan tener el segundo factor configurado para invitar o revocar invitaciones, crear claves de API, editar la identidad de un agente, entrar en el panel de administración, cambiar la contraseña o retirar el propio 2FA. Sin él, esas operaciones no se ejecutan hasta que se configure.

Una vez lo tienes activado, el segundo factor (o entrar con passkey) se exige en toda la aplicación: en cada petición, en el canal en tiempo real, en la configuración de conectores y al aprobar acciones, no solo en las operaciones sensibles. Quien no lo tiene activado y cuya empresa no lo exige entra con contraseña.

Cómo se monta: escaneas el código QR con cualquier app de autenticación estándar (Google Authenticator, Authy, 1Password) e introduces el código de seis dígitos. Al terminar recibes un juego de códigos de recuperación de un solo uso. Guárdalos en un gestor de contraseñas el mismo día: son la vía de entrada si pierdes el móvil.

Exigirla a toda la plantilla. Desde Ajustes → Seguridad (Exigir 2FA a todo el equipo) la empresa puede exigir la doble verificación a todos sus miembros, en toda la aplicación: se la pedimos a cada persona en su siguiente inicio de sesión y, hasta que la configure, solo ve las pantallas del propio alta, para que nadie se quede fuera del todo. Antes de activar el interruptor, activa la tuya: si no, el cambio te dejaría fuera a ti. Se exige a todos sus miembros también cuando entran desde otra empresa. Con el interruptor apagado, cada cual decide si la usa, salvo en las operaciones de quien administra, descritas arriba.

Retirar tu 2FA exige tener la sesión ya validada con el segundo factor. Es deliberado: alguien que te robe la contraseña no puede quitarte el 2FA con ella.

Invitar a tu equipo

Se invita solo desde Equipo, con el botón Añadir empleado: escribes el correo, el nombre, el o los departamentos (puede ser más de uno), la jornada y el rol, y envías. La persona recibe un enlace que sirve para crear su cuenta: el correo ya viene puesto y no se puede cambiar, y solo tiene que poner su nombre y su contraseña. El 2FA es opcional, salvo que la empresa lo exija. Queda dentro con exactamente los permisos que le asignaste. Si eres owner o administrador, necesitas tener activada tu doble verificación para poder invitar.

En Configuración, la lista de miembros solo muestra los miembros y permite editar sus roles; ahí no se invita.

El enlace caduca a los 7 días. Pasado ese plazo hay que emitir otro.
Se puede revocar en cualquier momento antes de que la acepten.
El registro está cerrado: nadie entra por su cuenta. O hay contratación, o hay invitación.

Los seis roles y qué alcanza cada uno están en Roles y permisos. La regla práctica: empieza por el rol más bajo que permita a esa persona trabajar. Subir permisos es fácil; recuperar lo que alguien hizo con permisos de más, no.

Quién ve qué

La app de escritorio es para todo el mundo, cada persona en su superficie: el director resuelve su bandeja y el operador trabaja con su agente. Lo que alcanza cada rol está en Roles y permisos.

El rol se lee en el momento de cada petición, no cuando empezó la sesión. Si degradas a alguien, pierde el acceso en su siguiente clic; no hace falta esperar a que caduque nada.

Dar de baja a alguien

Retira el acceso desde Equipo el mismo día que la persona se va. El efecto es inmediato. Lo que hizo mientras estaba dentro sigue en el registro de auditoría, que es lo que quieres: la baja retira el acceso, no borra el rastro.

Sesiones abiertas

En Ajustes → Seguridad tienes la lista de sesiones activas de tu cuenta, con el dispositivo, la dirección IP y la ciudad aproximada de cada una, y el histórico de accesos. Desde ahí puedes cerrar todas las demás sesiones de golpe y quedarte solo con la que estás usando.

Si ves un acceso que no reconoces: cierra las demás sesiones, cambia la contraseña y revisa el registro de auditoría de ese periodo.

Errores frecuentes

Invitar a todo el mundo como administrador. El administrador aprueba pagos. Casi nadie necesita eso.
Guardar los códigos de recuperación «para luego». No hay luego: la pantalla que los muestra no vuelve.
Dejar el horario laboral por defecto. Si no coincide con tu jornada real, el modo de bajo gasto se activa cuando no toca, o no se activa cuando debería.
Dejar cuentas de gente que ya no está. Es la vía de entrada más barata que existe.

Más sobre permisos, cifrado y auditoría en Seguridad y cumplimiento. Para instalar la aplicación, App de escritorio y agente.